3步速成 高效达人帮你工作效率翻一倍
高效=选择*方法*工具,这套方法论,为你的时间管理全面支招儿。
每一个高效人士,都有一套科学工作的秘诀。
作为高效工作的践行者,WikiWorks可以非常负责任地为大家分享一套高效的系统方法论 —— 选择、方法、工具。不管你是上级管理层还是下属执行者,对于提高效率它都非常奏效,比如,把1个小时用出3个小时的效果。
接下来的这篇文章,WikiWorks就来系统地跟大家聊一聊:“高效=选择*方法*工具”这套方法论,为你时间管理全面支招儿。
有目的地工作
选择正确的事,高效的第一要义
工作是以实现目标为导向的,但是,在一系列以实现目标为依据的待办事之中,到底那些事项应该先着手处理?哪些延后处理,甚至不予处理?这就需要我们在工作中做出选择。
WikiWorks建议大家按照任务的“重要程度”进行优先级排序;所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。
◎ 对实现目标越有贡献的任务,优先处理;
◎ 对实现目标越无意义的事情,延后处理。
简单地说,就是根据“我现在做的,是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。
借助WikiWorks进行战略目标管理,可以让大家在开始每一项工作之前,就清楚哪些是重要的事,哪些是次要的事,哪些是无足轻重的,而不管它们紧急与否。
从有效到高效
掌握正确方法,才能真正提高效率
工作是有章法的,不能眉毛胡子一把抓。
我们每个人每天要面对的任务,按照轻重缓急的程度,可以分为以下四个层次:即重要且紧迫的事;重要但不紧迫的事;紧迫但不重要的事;不紧迫也不重要的事。
在这里,需要提醒大家的是在确定了任务的重要、紧急性之后,一定要按照优先级顺序而非紧迫感开展工作。但是问题来了:
同时存在多条重要且紧急的任务该怎么办呢?
首先,重要的事你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你单独来做;非做不可,但并非一定要你独自做的事情,你可以协同他人一起来做。
至于如何调动身边的同事展开高效的协作,分享给大家3个原则:
👉 麻烦留给自己
调动同事绝对不是把自己不愿意干的活甩给同事干,这样的协作是不会出效果的;我们必须学会把麻烦留给自己,把方便行给别人。
👉 提前安排
高效协作最好的方式是提前发送协助申请,越早越好,对方接受之后再定期提醒,对方才会更加配合。
👉 有始有终
协作结束后给对方积极的反馈,不要让事情有始无终;借助协作工具对协作任务进行高度认可,强调一下对方的付出,相信协作会越来越高效。
即刻开始
WikiWorks看板协作工具 高效向前
借助WikiWorks看板协作工具,可以让所有人的个体进度服从整体进度,高效向前。
👉 自动化PDCA循环
但使用WikiWorks看板就能有效杜绝以上风险,具体表现为:创建一个“任务卡片”,设置好执行者、任务内容以及截止时间,同事收到“新任务提醒”后,可以把任务从“待处理”泳道拖到“进行中”的泳道,有条不紊的执行。
👉 强化的SMART原则
使用WikiWorks看板协同工具,可以对每个任务卡片设置截止时间,这就强制设定了SMART原则中的T:Time‐based(截止期限)。
其实,在WikiWorks看板的任务中专门定义了S‐M‐A‐R-T这5个字段,方便大家创建的每一个任务卡片都符合SMART原则。
👉 可视化的敏捷管理
通过WikiWorks看板,协作双方可以一目了然地了解协作任务地流程和进展 —— 已经完成地情况,正在做的以及后续将有可能需要做的任务,任务更清晰、协作更流畅。
同时,WikiWorks看板支持查看迭代工时燃尽图和剩余工时柱状图,方便大家直观地了解当前迭代进度的健康程度,可视化地评估当前协作的进度;对协作时长的管理,便于评估当前所规划的任务是否符合协作周期的规划。
以上WikiWorks看板工具的这些功能,都是基于协作主责人的视角,让协作管理更科学、规范、轻松,从而达到最高效的工作状态。
最后,强烈建议大家再看一遍👆,然后WikiWorks看板用起来。
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如何进行有效地「企业成员管理」
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项目管理
为了便于对企业对不同项目的集中管理,系统推出后台「项目管理」功能模块。
系统设置说明
综合不同行业多家重磅企业的调研结果,系统设置问题主要包括常规权限设置和任务权限设置两种,进入查看。
业务数据管理
很多企业因发展阶段或者业务原因会导致相关人员职责的变化,这种情况需要企业系统管理员对其业务数据及时调整,主要包括人员的任务数据、项目数据、看板数据等。
任务|了解任务
了解任务WikiWorks中的任务来源于公司高层制定的公司年度经营计划,将年度经营计划按照公司-部门-个人任务的顺序分解,直至分解为可执行的最小单位。
任务|发布任务
公司年度经营计划确定后,需要各职能部门对计划做进一步分解,具体由部门负责人进行目标分解、员工执行。
任务|批量发布任务
当一次性需要发布的任务很多时,可以使用「批量发布任务」功能,通过导入Excel表格的方式发布任务,这种方式能够大大地提高发布任务的效率。
任务|主责任务
任务在执行阶段时都会有唯一的执行人来负责,这个执行人就叫做主责人,任务对与这个执行人来讲就是主责任务。
任务|任务执行
一个任务可以通过制定任务计划、分解子任务和更新进度等方式执行。
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更新进度就是对个人对行为及阶段性提交成果给予高频、准确、具体、及时的记录,WikiWorks系统向来倡导这种以目标结果为导向来衡量日常工作中所有的“结果”和“行为”。
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项目|事项完成
事项完成后,主责人需要将事项提交给项目的负责人查看,负责人查看后再让主责人进行调整和修改,在这样一个事项中就形成了一个PDCA循环。
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「好记性」不如「待办提醒」,WikiWorks把需要用户处理的工作,按照紧急程度排列在首页中,用户再也不用担心遗漏事情。